Política de privacidad

Tu empresa es la responsable del tratamiento: es quien te contrata, quien decide qué datos necesita y quien está obligada a conservarlos.

SmartHubCRM SL, CIF B05593355, con domicilio en Avenida de los Apóstoles 3, 1.º B, 28011 Madrid, y correo direccion@smarthubcrm.com, que opera SmartHub, actúa como encargada del tratamiento: trata esos datos por cuenta de tu empresa y siguiendo sus instrucciones, no por su cuenta.

SmartHubCRM SL actúa siempre como encargada, nunca como responsable: el responsable de tus datos es siempre tu empresa.

Quién eres. Nombre, correo de trabajo y el papel que tienes en la herramienta. Es lo mínimo para que la app sepa qué enseñarte.

Tu ficha laboral. Documento de identidad, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono y correo personales, número de la Seguridad Social, cuenta bancaria y contacto de emergencia. Están ahí porque la nómina y el alta en la Seguridad Social no se pueden hacer sin ellos. Se guardan cifrados, y quien los ve dentro de la herramienta los ve enmascarados salvo que tenga un permiso expreso para lo contrario.

Tu jornada. Las horas de entrada, pausa y salida. Es una obligación legal (Real Decreto-ley 8/2019) y el registro tiene valor de prueba ante una Inspección de Trabajo.

Dónde fichas, solo al fichar. Si tu empresa lo tiene activado, al fichar la app comprueba si estás donde te toca trabajar ese día. Antes tu empresa tiene que informarte (la app te enseña ese texto); no es un permiso que tú das. Se guarda si estabas dentro o fuera, a cuántos metros y con qué precisión, y si fue fuera lo ve tu responsable. Tu posición exacta no se guarda, ni se te localiza entre fichaje y fichaje. Si quitas la ubicación en los ajustes del móvil, fichas igual y el fichaje queda marcado como «sin ubicación».

Tus ausencias, nóminas, gastos y documentos. Lo que pides y lo que se decide, los recibos de salarios y el «recibí» que firmas, los gastos que apuntas y la factura que adjuntas — también cifrada.

Lo que escribes. Los mensajes del chat interno y del tablón. Una sugerencia enviada como anónima no guarda quién la escribió: ni tu empresa ni nosotros podemos saberlo después.

Tu cumpleaños, solo si lo dices. La fecha de nacimiento está en tu ficha, pero no se enseña a tus compañeros a menos que lo actives tú desde la app. Y aun activado sale el día y el mes, nunca el año.

Avisos en el móvil. Un identificador del dispositivo para poder mandarte notificaciones. Se puede apagar desde Ajustes.

El registro de jornada, cuatro años, que es lo que exige el RD 8/2019. La documentación laboral y las nóminas, los plazos que marcan la normativa laboral y la fiscal. El resto, mientras dure tu relación con la empresa y después solo lo que haya que conservar por obligación legal o para defender una reclamación.

Por eso no hay un botón que borre tu cuenta al instante: sería mentira, y te dejaría sin tus propias nóminas. Lo que sí puedes hacer está justo abajo.

Acceder a tus datos, corregirlos, pedir que se supriman los que no estén sujetos a un plazo legal, oponerte a un tratamiento concreto, pedir que se limite o llevártelos a otro sitio.

Desde la app: en «Yo → Mi cuenta y mis datos». La petición sale con tu nombre y la fecha, y hay un mes para contestarte.

Para borrar tu cuenta y tus datos, los pasos, qué se borra y qué se conserva están en Borrar tu cuenta y tus datos.

También puedes escribir a Recursos Humanos de tu empresa. Y si no recibes respuesta, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Tus datos no se venden ni se ceden para publicidad. Se comparten con quien hace falta para que la relación laboral funcione: la asesoría que confecciona las nóminas, la Seguridad Social y la Agencia Tributaria cuando corresponde, y los proveedores tecnológicos que alojan el servicio, que actúan como subencargados y están sujetos a contrato.

Dentro de tu empresa, cada quien ve lo suyo: un compañero no ve tu ficha, y quien tiene equipo a cargo ve de los suyos lo que necesita para aprobar una ausencia o revisar una jornada — no sus datos personales ni los motivos de una baja.

Los datos sensibles de la ficha se guardan cifrados. El acceso va por identidad —con tu cuenta de Google, con Apple o con la contraseña que pusiste al aceptar la invitación— y cada permiso queda registrado. Los documentos se sirven descifrados solo a quien puede verlos y nunca por un enlace que se pueda compartir.

Si la herramienta da un error, se manda un informe técnico a nuestro sistema de seguimiento de fallos, y ese informe incluye una grabación de los segundos anteriores para poder reproducir qué pasó. Solo cuando hay un error: mientras todo funciona no se graba nada.

Sirve para arreglar el fallo y para nada más. No se cruza con tu ficha, no se usa para medir lo que haces y no se comparte con tu empresa.

Casi todo lo de aquí no se trata porque tú lo consientas, sino porque hace falta para que exista la relación laboral o porque la ley obliga. Y eso importa: donde la base es legal, retirar el consentimiento no borra el dato, porque nunca hubo consentimiento que retirar.

Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD): tu ficha, tus nóminas, tus gastos, tus ausencias y tu cuadrante.

Obligación legal (art. 6.1.c): el registro de jornada (RD 8/2019), la cotización y las retenciones, y la documentación de prevención. Y la comprobación de dónde fichas, cuando tu empresa la tiene activada: el registro tiene que reflejar la realidad (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), junto con el interés legítimo de comprobarlo (art. 20.3 del Estatuto y art. 90 de la LOPDGDD).

Interés legítimo (art. 6.1.f): la seguridad de la plataforma y el registro técnico de accesos, para poder saber quién hizo qué si algo va mal.

Consentimiento (art. 6.1.a): solo donde se te pide con esas palabras, como que tu cumpleaños se vea. Ahí sí puedes retirarlo cuando quieras, y retirarlo no tiene consecuencias sobre tu trabajo.

Los datos que pide tu ficha no son opcionales: sin ellos no se puede confeccionar una nómina ni darte de alta en la Seguridad Social. No facilitarlos no es una multa, es que el trámite no se puede hacer.

Lo que sí es opcional está marcado como tal y se puede dejar en blanco sin que pase nada.

El servicio y la base de datos están alojados en la Unión Europea. Algunos proveedores tecnológicos pueden tener soporte fuera; cuando eso ocurre, la transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o en una decisión de adecuación.

No hay decisiones automatizadas ni elaboración de perfiles que produzcan efectos sobre ti. Las ausencias las aprueba una persona, las nóminas las revisa una persona y las incidencias de fichaje las resuelve una persona.

Los avisos que genera la herramienta —un documento que caduca, una jornada sin cerrar— son eso: avisos para que alguien mire. No deciden nada.

SmartHubCRM SL no está obligada a designar uno y no lo ha designado. Para cualquier cosa de privacidad, el contacto es direccion@smarthubcrm.com. Si tu empresa tiene el suyo, te lo dirá ella.

Cuando cambie el texto se cambia la fecha de revisión de arriba. Si el cambio afecta a para qué se usan tus datos, te lo diremos por la propia herramienta.